デザイナーの大嶋です。
マネーフォワードでは、普段のコミュニケーションに esa.io を活用しています。 使い方は日報、起案、調査資料など多岐に渡ります。
しかし、200人を超えるメンバーが記事を日々投稿していると、カテゴリーが無作為に作られたり、記事分類の粒度がバラついたり… このカオス状態を解消しようと、年末という気分も相まって esa カテゴリー大掃除を行いました。
既に3万件以上と膨大な数に膨れ上がった記事を、一気に整理整頓するのは大仕事になってしまいます。 そこで、手始めに自分の所属する「デザイン戦略室」の記事に対象範囲を絞って取り掛かることにしました。 (これなら、数百件レベル！)
最初の一歩は「箱（カテゴリー）」を決めること
「 esa 、整理してくださーい！ 」 と安易に呼びかけてしまうと、各自の「使い方ルール」「分類ルール」「想い」の違いから更なる混乱を生みそうだったので、元からあったカテゴリーを微調整し、最初に片付けルールを決めておきました。
具体的には、下記のように分類しました。
カテゴリーの曖昧な表現は避け、中にいれるべき記事を内容を限定し、該当しない記事は「ポエム」に集約する形へと落ち着きました。 （この場合の「チーム内ポエム」はinbox的な役割になります）
ルールをチームに共有
次に「カテゴリー」の使い方をチームに共有します。
カテゴリーの役割を明示化したことによって「残す記事」と「移動すべき記事」がはっきりしました。
一人一人にお願いをする
大掃除は年が明ける前に行うもの！ という強制力をもって、大掃除タスクをToDo化しました。
基本的に記事のカテゴリを編集するだけなので簡単です。 呼びかけてから数分以内に完了する猛者も現れ、予想以上に大掃除が進みました。
良くなったこと
「散らかっている」を自覚するようになる
カテゴリー大掃除をすることで「やだ、私、散らかっている…」と気付くきっかけになります。
改めて記事を確認してみると、 ■ 記事をアップしたものの、WIP（Work In Progress：作成中）のまま放置 ■ カテゴリも無作為に付けている
ような事案が散見されます。 なお、傾向として上記のような記事が多い人は「ポエム」へ移動される投稿が多いようです。
記事を書くことによる「発散」も大事なのですが、発散して当人の気分は晴れても、未整理状態のesaは効果を発揮できません。
定期的な掃除により、書きっぱなしの記事は削除され(または移動)、資料価値がある記事はきちんとカテゴリ分けされ残ります。
重複記事が見つかる
リアル部屋の掃除でもあるある「掃除してたら同じ本が2冊出てきた！」のような、「同じ内容の記事を書いていた」状態です。
esaカテゴリーが整理されていないと、アップデートごとに記事を増やしてしまいます。 掃除により、同一内容の記事は統廃合されました。
あまりに古い記事はアーカイブする
スタートアップの成長は早く、1年前と今とでは状況がまったく異なります。
ワークショップの議事録、当時の個人の気持ちを書き綴ったような、時期が過ぎてしまった記事は「必須で読む記事」から外し「過去ログ」へ移しました。
また、新しく入ってきた人も、サマリーを読めば会社情報を把握できるようにesa内の整理が始まりました。
メンテナンスは習慣づけよう
今回は年末大掃除として実施しましたが、年に一度ではなく数か月毎に整理したほうがよさそう、と改めて思いました。
esa は組織コミュニケーションに有効なツールですが、記事やカテゴリーを定期的に整理することによって、さらに有益なコミュニケーションツールになります。
アウトプットすることも大切ですが、その後も整理整頓を定期的にすることで、記事の有効性が維持・向上されます。
「何のため」「誰のため」の記事なのかを意識し、「読みやすい記事」「探しやすいカテゴリー」をちょっとだけ目指してみてはいかがでしょうか。
最後に
マネーフォワードでは、整理整頓が好きなデザイナーを募集しています。 ご応募お待ちしております。
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