こんにちは、エンジニアの越川です。
先日弊社の情報共有のツールとして、esaを導入しました。我々が感じていた課題とそれを解決するためのツールの使い方をご紹介します。
新しいプロダクトを導入したことで、今後どんな効果が現れるかが楽しみです。
我々チームの課題
今までいくつかの情報共有のためのツールを導入しながら手探りでより良い方法を模索してきたのですが、色々と試していく中で我々にとっての課題が見えてきました。
大きなものとして、暗黙知がイマイチ集合知として浸透しないという課題がありました。我々は個人の暗黙知をチームの集合知として浸透させることでチームをスケールさせたいのです。
この課題をブレイクダウンしてみました。
- 情報の共有をしている人が大多数と言えない一部の人だけである
- => もっと気軽に情報を共有して欲しい
- 探したい情報が整理しづらく見つけづらい
- => せっかく共有された情報は整理して検索しやすくしたい
- 社員の増加によるコミュニケーションの低下
- => 新入社員と既存社員とのコミュニケーションを促したい
こうして考えてみると、何を解決すべきか、まず第一に注目すべきことは「気軽な投稿が可能であること」ではないかと考えました。
気軽な投稿により、情報が集まるので、次に情報が整理しやすい点に注目することになります。そして整理された情報がより検索しやすい状態となれば集合知が活かされることになります。集合知が活かされる中でチーム内でのコミュニケーションの活性化も生まれるとなおよいですね。
esaのコンセプト
では、先に上げた我々の課題をesaは解決してくれるのでしょうか。そこでesaのコンセプトを調べてみました。
最初から完璧を目指さない。 ドキュメントは書き途中（WIP）から仲間と共有してしまおう。
履歴が残るので、同じページを何度も更新してOK。 チームでゆるく共有しながら徐々にドキュメントを育てます。
チャットのように気軽に発信、Wikiのように整理・編集する。 フローとストックの間をシームレスに繋げたい。 引用元: Concept - esa.io
我々の課題の中でも、「気軽な投稿が可能であること」に気づいていたことは先に述べたとおりです。最初から完璧を目指さないコトが「気軽な投稿」への第一歩なのではないかと考えました。
つまり、esaのコンセプトに我々の感じていた課題がマッチしたのです。
では、課題に対する第一歩を踏み出せそうと感じさせてくれるesaにおいて、他の課題がどのように解決できるか見ていきましょう。
情報を共有するコツ
以前、社内勉強会のGeeksNightでも話しましたし、先ほどの esaのコンセプトにもある通り完璧を目指さないことが大事だと思っています。まずは書け、WIPでとにかく書いちゃおうよ！です。
テンプレートで敷居を下げる
まず1つ目にテンプレートを利用した投稿の手引を用意しました。
言うなればテンプレートから日報を書こうキャンペーンです。毎日仕事していれば何かしら話すことはあるはずなので、まず朝会社に来たらWIPで日報を書き始めて、帰りにShip It!です。それを日課にすることが情報共有を身近にするコツかと思います。
READMEを工夫する
esaのREADMEとは、esaを始めた際に用意されているトップカテゴリのREADME.mdというファイルです。このファイルはesaのHOMEに表示される記事となるので、チームの方針などを書いておくと良いです。
マネーフォワードのREADMEの一部はこのようになっています。
情報共有の手引を示すことで、何をすればいいんだろうという疑問に応えたいと思いました。
とは言え
情報共有は自由にするのが一番ということで、強制感を出さない文章とすることを心がけました。
カテゴリーとタグを使いこなす
私の考える、カテゴリーとタグの使いこなし方を紹介します。カテゴリーとタグを使いこなして、情報を整理する課題を解決していきたいと思っています。
導入しやすいカテゴリーを用意しておく
ある程度、ありがちなカテゴリを先に作ることで、情報共有に慣れていない人々へのRail的なものを敷いておきました。
これらはテンプレートも同時に用意してあげることで、そのテンプレートから記事を投稿すれば自ずとしかるべきカテゴリーへ収まるという仕組みです。
- 自己紹介テンプレート
自己紹介/名前に収まる
- 日報テンプレート
日報/年/月/日/名前に収まる
- KPTテンプレート
KPT/年/月/日/名前に収まる
- 議事録テンプレート
議事録/年/月/日/会議名に収まる
と言った具合です。
例として自己紹介のテンプレートをお見せします。
自己紹介カテゴリーは、社員同士のコミュニケーションのキッカケになるのではないかと期待しています。現在社員の半数以上がこのカテゴリーに投稿してくれている状況で、コメントのやりとりも少しずつ増えてきているようです。
カテゴリーとタグ
- ドキュメントの種別を表すものを、カテゴリーとする（困ったときはテンプレートから作成して下さい）
- ドキュメントの属性を表すものを、タグとする
- カテゴライズされたものからフィルターする
- タグ付けされたものを横断的にみる
こんな方針を提案しています。例として、「仕様書」はドキュメントの種別なのでカテゴリーとし、それを書いた「部署」はドキュメントの属性として捉えタグとすると言った感じです。
ただ、あまりガチガチにルール付けとすると気軽さが損なわれるので、あくまで目安としています。
さて突然ですがここで、社内の人のポエムを勝手に晒します。
フローな情報とストックな情報の見極め方
もう少し情報について深掘りしていきましょう。
さて、情報にはフローとストックという考え方があります。
- フローな情報は日々の日報や議事録などの新鮮であることが重要な情報
- ストックな情報は仕様や手順など社内の集合知として共有しておくべき賞味期間が比較的長い情報
と言った感じです。何なのという感じの感想を持たれた方のために表にしてみました。そうなのです表にすると整理された感じがしますね。
| 賞味期限 | 情報の習熟期間 | WIPの役割 | Ship It!の役割 | |
|---|---|---|---|---|
| フローな情報 | 短め | 数時間〜1日 | 1日の始まり、会議の前などにWIPでスタートする | 1日の終わりや会議の終わりにShip It!となる |
| ストックな情報 | 長め | 数日〜数ヶ月 | 情報が確定するまでWIPで育てる | ある程度完成したらShip It!とするコトが多い |
esaにおいては、
- 日報/2015/10/02/ppworks
- といった、日付を階層に含む記事はフロー情報となる
- それ以外は、ストック情報
フローな情報がストックになった時
- フロー情報に対して、「これはストックなのでは？」という判断をしたときには、
#stockというタグを付ければいい - 逆の場合は
#flowを付ける
フローな情報とストックな情報を意識することで情報はより発信しやすく整理しやすく成ることでしょう。
共有した情報はチームの情報である
一般的なSNSなどとは違い、esa.ioはwikiの思想がベースとなっているので、他人が情報を修正することが可能です。もちろん、編集履歴で確認ができるので安心ですね。
- 誰かが書いた情報が古くなっていれば気づいた誰かが更新して育ててあげればいい
- 我々はチームなのだから、みんなで情報を育てよう
ということなんです。チームで情報を共有しよう。情報の整理も得意な人が勝手にしよう。それがチームなのだから。
WIKIのようにみんなで情報を育て\( ⁰⊖⁰)/ようってなわけです。
通知のTIPS
情報共有界においては、必要な情報を適切に受け取ることがポイントです。発信する側は遠慮してはいけないのです。受信する側の工夫が必要です。
そこで便利なのがWEB HOOKです。
弊社ではチャットツールにChatworkとslackを使っているので、それぞれに通知部屋を作成しています。
slackでは更に、
- 全ての通知を受け取るchannel
- 日報のみの通知を受け取るchannel
- filterに
日報/と記載する通知設定
- filterに
- 日報以外の通知を受け取るchannel
- filterに
^((?!\/日報\/).)*$と記載する通知設定
- filterに
を用意してどんな通知頻度がよりよい情報共有となりコミュニケーションを促進するかのお試し中です。
Watchingを上手に使う
私はWatchingをTODOかのように使っています。どのように使うか？
/watchesページヘ行きます- 「Unwatch all」でまずは全てのwatchを解除します
その後、今進行中の議事や課題のみをwatchします。何か別の記事にコメントしても注目する必要がなければすぐにunwatchにします。日報は当日分だけwatchしておいて、次の日に日報をコピーした瞬間に古い方をunwatchにします。
以上の癖をつけると、本当に「イマ」「watchしておきたい」情報だけにアクセスできるようになります。なので、watchingはもはや私にとってのTODOに近い感じになっておりすごく便利に使わせていただいています。
色々な使い方があると思うので、一つの可能性として紹介させて頂きました。
情報共有がもたらす未来
esaを導入したことで変わったことは何でしょう。
正直未だ分かりません。情報共有ツールの機能に躍らされるのではなく、流れる思想を感じ取りそれをチームに浸透させていくこと大事だと感じています。そのためにはこういう記事を書い見たり、社内でこのような話を発信していくことが大事でしょう。
またチームは現場により色々な違いがあると思います。なぜなら所属する人がそれぞれ違うからです。同じチームはどこにもありません。なので、自分たちのチームにはどんな方法があるかを試していくことが大事だと思っています。
チームがより自律性を持って成長していくことを願って、引き続きみなで協力していこうと思っています。
最後に
最後になりましたがマネーフォワードでは、積極的な情報共有や情報を育てることで自律的なチームを目指すエンジニアを募集しております。
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