はじめに
こんにちは。 M-Yamashita です。ここ数日で気温が急激に下がり冬の足音が聞こえてきたように思えます。
今回の記事は、10月27日、28日に浅草橋で開催されたKaigi on Rails 2023に、私が運営として参加した話です。
Kaigi on Railsは、2020年に初回をオンラインで迎え、今年に至るまで毎年オンラインで開催されていました。今年は初めて現地開催ができることになり、非常にワクワクした回となりました。 この2日間で運営の私がどんなことをしたのかをレポートしていきます。
運営に参加したきっかけ
当日レポートの前に、なぜ私が運営に参加しているのか、そのきっかけをお伝えします。
ことの発端は、私がKaigi on Rails 2021にスピーカーとして登壇したときのことです。 クロージングにて、Chief Organizerの大倉さんの話を聞いていたところ、運営メンバー募集中の話を耳にしました。これまで私はカンファレンスに一般参加したりLTで登壇したりしていましたが、運営側に回った経験はありませんでした。カンファレンス参加や登壇を経験していくなかで、イベントを開催できるのは登壇者や参加者、スポンサー企業のおかげももちろんありますが、運営側のサポートもあってこそと感じていました。
そのため、運営側に回って少しでも力になれたらと思い、2022年1月に運営メンバーに参加しました。そこから運営メンバーとして活動し、今に至ります。
当日の対応
Day1
初めての現地開催のため、開場1時間ほど前に運営メンバー全員が会場のスタッフルームに集まり、段取りをしっかり確認していきました。運営メンバー全員が初めて一堂に会するということもあり、メンバーの熱気があふれた時間となりました。
また、その確認の最中に各々がトランシーバーをセットアップしテスト通話をしていました。現地開催はオンライン開催と違い、常にSlackを見ている訳ではありません。そのため、Slackに変わるリアルタイムの情報共有ツールが必要だったので、トランシーバーを使用しました。
全員での確認が終わり、運営メンバーがそれぞれの持場につきました。私は受付担当となり、他数人の運営メンバーと一緒に、本番を想定した動きを確認していきました。 今回のカンファレンスでは、参加者の参加形態として、一般参加者、登壇者、ブーススタッフがあります。これらの参加形態によって、受付での対応内容が異なります。もしこれらの参加形態の人が混じって受付に来た場合、一箇所で対応するとミスを招く可能性が高くなります。そのため一般参加者は運営のAさん、Bさん、登壇者はCさんと担当を分けて対応する方針としました。これにより、運営メンバーがそれぞれの参加形態に応じた対応内容に専念できるようになりました。
写真は当時の受付の様子です。写真奥の入り口から入ってくる参加者に対し、L字に配置した長机を挟んで、赤いTシャツを着た各運営スタッフが対応している写真となります。
私は一般参加者担当になったので、チェックイン方法や、名札とストラップそれぞれの配布、名札の記載場所への案内を覚え込みました。その後開場時間となり、覚えた対応で受付をこなしていきました。しばらくしたところ他の一般参加者担当の運営メンバーから、「事前に運営メンバーにてストラップを名札につけておくと、参加者が楽になりそう」との意見が挙がりました。よしやろうと即行動に移したところ、さらにテンポ良く受付していくことができました。
各セッションの開始時刻に合わせて参加者が続々とルームに入っていくなか、運営メンバーで聞きたい人がいればルームに入っていきました。運営だからといってセッションを全く見れない訳ではありません。その分のカバーは、ルームに入っていない他の運営メンバーが対応するようにしていました。
なお、事前に誰がどのセッションを聞くといった情報共有は特にしていません。セッション開始前に「これ聞きたいので誰かここいます？」「その時間空いてます」といったやりとりをしてセッションを聞いていました。
お互いにカバーしながら運営としても参加者としても楽しめる良い流れができていたと思います。
また、セッション中に参加者が感じているであろう不満点や問題点を、実際に運営メンバーもリアルタイムで体験することで、どんなことが問題なのかを解像度高く理解することができました。発見した問題はトランシーバーやSlackで共有し、メンバー同士で解決案を出し、即行動に移していました。
例えばRoomBの後方の席に座ると、スライドの文字が見づらくなってしまう問題がありました。この問題に対し、サテライト配信をしている別部屋だと人も少なく見やすくなりそうと意見が挙がりました。そのため、次セッションの開始前にサテライト部屋もあることを案内することで、人が分散されスライドも見やすくなり解決できました。
これらのようなことを対応しながら、セッションも楽しみつつDay1は終了しました。
Day2
Day2では、主に片づけやその後の懇親会に注力しています。
クロージング後の撤収作業をスムーズに進めるため、お昼を過ぎたあたりから受付スペースをだんだんと縮小していきました。また最後の大休憩が終わったあとからブースも撤収作業に入り、本格的な片付けとなりました。その際、ブース担当者が各会社に持り帰る荷物の一時的な置き場所が必要となります。そのため、置き場所の案内を書いた紙を吊り下げポールにつけておき、運営に聞かなくても、見れば分かる状態にしておきました。
基調講演やクロージングが終わったあとは、楽しい懇親会の時間です。"色んな人に話しかけるチャンス"、"参加者が寂しい思いをしないようにしたい"という2つの気持ちを心に留めて、運営特権を利用し見知らぬ人や話しているグループなどに飛び込んでいき話をしていきました。それと同時に、ネームタグをつけているかどうかサッと見ながら、受付してない人が混じってないかを確認していきました。
懇親会終了後、参加者の協力もあり、スムーズに懇親会が終了しました。最後にスタッフルームを片づけて運営メンバーは解散となり、それぞれ二次会や帰宅グループに別れました。私ははるばる熊本から来ていたので、2次会も参加したいと思い、Ruby Music Mixinへ歩みを進めました。
おわりに
運営としても参加者としても楽しかった！この一言に尽きます。
物理開催の熱量は、オンライン開催とはまた違ったものであり、活気が更に溢れていたように思えます。また、このカンファレンスを通じ、参加者同士の会話やX(旧Twitter)から「すごく良いトークだった！」「〇〇さんと会えて嬉しい」「次は絶対プロポーザルを出して登壇したい」といった声が挙がっていました。参加者による交流や次の一歩を踏み出す環境を提供でき、非常に嬉しく感じました。
運営側の面では、忙しさはあったものの困り事があれば誰かが必ずサポートに入る体制が自然とできていたことや、業務連絡関係なくトランシーバーで「お昼ご飯のお弁当おいしいー！」「（登壇を聞き終わって）素晴らしいトークだった」といった会話が流れてくる和やかな雰囲気がありました。この運営メンバーと一緒に活動でき、楽しい時間を過ごせました。
それでは、来年のKaigi on Railsでまたお会いしましょう！
