マネーフォワードのコーポレートインフラを語るアドベントカレンダー Money Forward CorporateIT Advent Calendar 2019、12/13(金)の窓です。
こんにちは。 コーポレートインフラ担当の坂本です。
この記事では、マネーフォワードで活用されている 『重要インフラではないけどちょっと便利なオフィスツール』 を紹介します。
第二弾は『iPadでOne Tap会議室予約』をご紹介。
- 第一弾 オフィスの便利ツール紹介：トイレ混雑チェッカー
- 第二弾 オフィスの便利ツール紹介：iPadでOne Tap会議室予約
- 第三弾 オフィスの便利ツール紹介：拠点間Webミーティングの常時接続
iPadでOne Tap会議室予約
マネーフォワードの会議室にはiPadが設置されています。 会議室の利用状況を表示しており、会議室が空いていればOne Tapで会議室が予約できます。
これなに？
利用しているサービスはこちら
- CONFERENCE ROOM TOOLS 『Robin』 https://robinpowered.com/
会議室をはじめとしたオフィス空間の管理ツールです。
元々のツラミ
マネーフォワードではG Suiteのカレンダーを使って会議室予約を管理しており、会議室を予約するだけであれば問題ありませんでした。
しかし、実際の現場では以下のような場面に遭遇します。
- プラっとミーティングしたい。この会議室、だれも居ないけど何時まで空いてるのかな？
- 会議が盛り上がってイイ感じ。会議終了時間をチョットだけ時間延長したい。
- 予約した時間なのに、誰か使ってる、、、私、予約失敗してる？
- 会議室のカラ予約問題 （予約されてるけど、実際に利用されない問題）
- プロジェクト終了したのに、繰り返し会議室予約（定例）が残り続ける問題
会議室予約あるあるですね。
コーポレートインフラチームとして
会議室はミーティングの場なので、それ以外の操作やコストを最小限にして、ロスを削減しようと考えました。
会議室の予約確認や予約変更は、Googleカレンダーをブラウザに表示すればできますが、わざわざPCやスマホを開くのが手間なので何とかしたい。 そして、会議室のカラ予約問題にもシステム側で対策ができそう。
ということで、ざっくり要件は以下の通り。
- G Suiteカレンダーの会議室予約と連携する
- 会議室に設置したiPadから、会議室予約を表示・操作できる
- 時間になったら、予約している内容を表示する
- 当日の会議室予約一覧を確認できる
- 会議室が空いているなら、その場で、One Tapで予約できる
- 会議中でも、後続の時間が空いているなら、その場で、One Tapで時間延長できる
- 会議開始時間から一定時間経過しても会議が始まらなければ、会議室を強制開放する
- 繰り返し会議室予約、連続で開催されなかったら、以降の会議室を強制開放する
導入の流れ・ポイント
製品選定
考えた要件をもとに、それを実現できる製品を調査しました。 要件をクリアしていたのが、導入したRobinでした。
（導入検討した2017年にはRobinを採用しましたが、最近は他社からも要件を満たすサービスがリリースされています）
iPad設置場所検討
ユースケースを考えると、iPadの設置場所は会議室の内と外の2箇所に分かれます
- 会議室の外
- 会議室予約状況を確認したい
- 会議室をその場で予約した
- 会議を開始するボタンをTapする （会議室入室時にTap）
- 会議室の中
- 今の会議の後続時間が空いているか確認したい
- 今の会議の終了時間を延長したい
しかし、外と中で2つずつ設置するとiPadだらけになってしまうので、来客会議室は会議室の外に、社内会議室は会議室の中に1台ずつ設置することにしました。
背景色を分けて状況を識別しやすくする
会議室の予約状況に応じて背景色を分けてみました。 青色の時は遠目でも「会議室が空いてる」と判別できます。
予約が無く空いている時は「青」（マネーフォワードクラウドっぽい色）
まもなく会議開始 ＆ 開始時間超過を警告している時は「赤」
会議室を使用中の時は「オレンジ」（マネーフォワードMEっぽい色）
その他、オプション設定
- 5分経過しても会議が開始していない場合は、会議室予約を強制解除
- 繰り返し会議室予約、2回連続開催されなければ、会議室予約を強制解除
おまけ
会議室の利用状況を適宜定量化して、運営改善も行っています。
最後に
オフィスの会議室の課題は色々あります。 （会議室が潤沢にあれば、多くの課題は解決できそうですが）
今回は会議室予約を表示・操作面から改善してみました。
最先端技術から手軽な技術まで、テクノロジードリブンで課題に取り組むマネーフォワードのコーポレートインフラチーム、ご興味あれば一緒に働いてみませんか。
以上でーす つづく
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